阳春三月,来到新落成的区档案馆,寻找20年前“走进档案馆”的那段记忆。宽敞的大厅整洁安静,墙上镶嵌着“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的服务宗旨,彰显了档案馆面向社会、日益开放的崭新气象,工作人员为我找出《1996年贯彻落实上海市城区工作会议》等档案。透过这些档案的字里行间,20年前我从市属企业调任到“两级政府、三级管理”的前沿,从事“外延拓展、内涵深化”的民政工作情景,又神游物外地浮现在眼前。
“档案升级”结友情
区民政局作为政府主管社会行政事务的职能部门,在计划经济年代的作用并不明显。改革开放后,特别是城区工作会议以后,民政成为政府承接社会事务的兜底部门,工作呈现出由小到大、从无到有的“大民政”格局。
1996年6月,市民政局率先在政府部门中开展“政务公开、规范服务、争当‘孺子牛’”活动。我在梳理政务公开内容、确定规范服务事项时发现,由于办公用房紧张等客观原因,民政档案工作处于非常落后的状态。各科室把重要的文件材料存放在工作人员的抽屉里,而档案资料则一捆捆堆放在办公室的角落,信息资源分散,档案无法利用。这种档案工作落后局面,迫使我走进了区的档案馆,寻求解决的途径。记得时任分管局长既高兴又严肃地对我说:档案是有“法”的,政务公开、依法行政,应该包括档案工作……一语让我茅塞顿开。
1999年4月,市民政局首次召开“上海市民政系统档案工作会议”,在民政系统中全面开展档案升级工作,将档案升级列为年度重点工作之一。档案升级要有库房,在当时是一件难办的事。经过争取,合理利用阳台、壁橱等闲置部位,终于腾出一间20平方米的房间作为库房,投资7万余元购置了档案密集架、防磁柜、空调机、温度仪去湿气等设备,使档案上等级有了较好的硬件基础。
当年要完成升级任务,作为一名民政新人,又具体负责此项工作,我感到压力山大。于是,区档案馆成为我寻求帮助、寻找资料经常去的地方,通过大范围的阅读学习,从中了解民政的历史沿革、部门职能、业务分类。随后,聘请具有档案工作经验的退休干部,在区档案局专业人员的指导下,将分散的档案资料集中起来,对近10年的各类档案进行了整理、编目,按档案归档标准将档案装订入库。年末,经市档案局考评,我局机关档案获得市二级先进。
2000年4月,市民政局发文对市民政系统1999年档案先进单位通报表彰,并拨出12万元专款进行重奖,对档案达到市一级标准的各奖励8000元,对档案达到市二级标准的各奖励5000元,在系统内引起了很大的反响。当年,我局趁市民政局重奖档案先进单位之东风,也一鼓作气向市一级目标努力,并要求局属事业单位争创区级档案先进。为了提高全系统的档案工作水平,我又走进区档案馆,请档案专业人员来局进行档案法规知识培训,手把手地示范材料整理、纸张折叠、残纸裱糊、目录打印、案卷装订。还带领档案工作人员参观区档案馆,感悟档案文化的魅力。
按照市一级档案标准,档案管理要采用现代化手段,实行电脑辅助档案管理。这又是一道难题,为了解决这一难题,实现档案管理、利用和文档资料一体化,在局领导的重视下,抓住“上海社会保障卡民政信息系统”列为市府实事工程的契机,主动将档案管理对接民政信息化建设,率先利用电脑辅助档案管理,形成电子档案,为日后的档案利用奠定了基础。年末局机关档案通过市一级先进验收,局属事业单位的档案工作也通过了区级先进评审。当年,我局2000余卷档案顺利移交区档案馆,其中婚姻档案成为市民到档案馆查阅的热门档案。
民政机关档案工作成为市一级先进单位,推动了政府各部门的档案工作,前来参观学习的人员络绎不绝。通过他们惊讶的眼神和赞叹的语气,让我感到“一年一个样,三年大变样”,不是喊的,而是争分夺秒地干的。
通过档案升级,增强了档案意识,在享受工作带来的快乐中,不断地改进自己的工作方法和生活习惯。工作时我喜欢收集各类资料,一项工作结束将其整理成册,留下工作痕迹以备查考;生活中也热衷于收藏,对于那些放错地方的物件,热心寻求它的最佳归宿。
“特约征集”叙文缘
有一次,我在家门口的地摊上,购得民国十四年宝山县殷行厂《执业方单》和民国二十三年上海市殷行区《田赋执照》,引发了我对殷行地名由来的兴趣。便运用档案编研技巧,写出《殷行地名的由来》在《杨浦时报》发表,引起区档案局的重视,专门聘请我为区档案馆的特约征集员,并将这两张民国时期的杨浦地契纳入区档案馆收藏。此后,我每年向区档案馆捐赠相关物件,参加档案馆组织的特约征集员活动,热心征集工作,再次成为区档案馆的常客。
2010年国庆长假,我在古玩市场发现一枚有一元硬币大小的圆形徽章,仔细观赏这枚徽章:红底白边,白色宋体“上海市人民政府民政”文字分三行排列,背面挂针上端刻有1949.6(年月),为铜质掐丝珐琅工艺,制作精细、风格庄重、保存完好,是一件非常稀罕的藏品。既然有缘相见,那就不能错过。以此撰写了《建国之年的“民政”徽章》发表在《新民晚报》上,引起正在筹建“上海民政博物馆”的领导重视,赞扬这枚小徽章的发现对上海民政具有重大的历史意义,将它纳入上海民政博物馆的展品。
担任特约征集员后,我的收藏爱好也上了一个层次,相通的文缘,让收藏变得有专业、有目的、有意义,不再忌讳“玩物丧志”的非议,积极运用积累的知识和经验,为我区和民政工作,保留征集更多的实物资料。用实物资料来说明,我们“从何而来、为何而来、向何而去”,如何“服务人民,奉献社会”的道理。这些年来,我向区档案馆捐赠乾隆三十二年《办粮执业田单》、嘉庆十一年《版串执照》、道光二十五年《漕糧执照》,宣统二年《执业方单》、民国三年《江苏省新契纸》民国八年、十年、十四年、十六年、二十年《上忙版串》、《漕米版串》,清朝至民国的本市地契和上海冶炼厂银质纪念章等文物66件。其中清朝至民国的本市56件地契被评为“上海市文化遗产”。同时,向上海民政博物馆捐赠民国元年江苏省宝山县民政长签署的《执业方单》、民国三十一年日本海军占领上海市时印制的《保甲住民须知》、民国三十七年和1951年浙江绍兴旅沪同乡会出具的《会员收据》,以及1951年《上海市人民政府民政》、《上海市人民委员会》徽章等7件文物,成为重要馆藏。
从踏进民政大门,我与档案馆结下了不解的情缘。回眸这段经历自有诸多的感慨,而更多的是收获喜悦。在享受档案“服务社会、造福人民”的同时,也为档案馆“记录历史、传承文明”做了点事,感到无比的欣慰。但愿越来越多的社会人士走进档案馆,触摸历史,感受档案的魅力。